Короткий ответ: трудовая книжка подтверждает ваш стаж и места работы, с 2020 года у неё есть электронная версия, а бумажные книжки продолжают действовать у тех, кто не отказался от них до конца 2020 года. Новым сотрудникам, которые впервые вышли на работу с 2021 года, бумажную книжку уже не заводят: их стаж ведёт Социальный фонд России. Выписку о стаже можно получить у работодателя или через Госуслуги за пару минут. Ниже: как устроены бумажная и электронная версии, какие справки существуют и что делать при ошибках и утере.
Коротко: Трудовая книжка подтверждает стаж и места работы. С 2020 года действуют два формата: кто до конца 2020 года выбрал бумагу, пользуется ею дальше, а устроившиеся на работу с 2021 года ведут стаж только в электронном виде. Выписку о стаже можно получить у работодателя или через Госуслуги.
Практический смысл документа простой: по записям считают страховой стаж для пенсии, проверяют опыт при найме и подтверждают причины увольнений. Ошибки в записях или потерянный оригинал могут стоить месяцев оформления, поэтому книжкой стоит заниматься не в момент выхода на пенсию, а сразу при обнаружении проблемы.
Что такое трудовая книжка и зачем она нужна
Трудовая книжка это основной документ о трудовой деятельности и стаже, порядок ведения описан в статье 66 Трудового кодекса. Работодатель вносит туда приём, переводы, увольнения и награждения. Для работника записи означают три вещи: подтверждение стажа при назначении пенсии, доказательство опыта для нового работодателя и фиксацию формулировок увольнения, которые влияют на репутацию в будущих собеседованиях.
Оформляет книжку первый работодатель за счёт работника. Хранится она у компании в течение всего периода работы и выдаётся на руки только при увольнении либо для целей соцстрахования по письменному заявлению.
Бумажная и электронная: что изменилось после 2020 года
С 1 января 2020 года параллельно ведутся два формата. Работники, у которых бумажная книжка уже была, до 31 декабря 2020 года письменно выбирали: сохранить бумажный документ или перейти на электронную трудовую книжку. Кто выбрал бумажную, пользуется ею дальше, при этом работодатель всё равно передаёт сведения о приёмах и увольнениях в Социальный фонд. Кто отказался от бумаги, получил электронную версию, а бумажный оригинал забрал на руки.
Тем, кто впервые устроился на работу с 2021 года, выбора не дали: у них стаж существует только в электронной форме. Бумажную книжку при этом никто не отменял, она остаётся действующим документом для всех, кто за неё держится.
Как получить сведения о стаже: СТД-Р и СТД-СФР
Данных о стаже теперь два вида, и их легко перепутать. Справка СТД-Р приходит от текущего или бывшего работодателя, но только тем, кто перешёл на электронную книжку: у кого бумажная сохранена, тому работодатель её не выдаёт, ведь вся история уже в бумаге. Выписка СТД-СФР формируется Социальным фондом по всей истории в электронной базе, заказать её можно через Госуслуги, личный кабинет СФР или МФЦ, документ приходит обычно в течение суток.
Для собеседований и ипотеки чаще всего достаточно выписки с Госуслуг: она заверена электронной подписью и принимается почти везде. Если кадровик просит «трудовую», уточните, подойдёт ли выписка: у электронных книжек просто нет оригинала на бумаге.
Ошибки в записях и потерянная книжка
Ошибочную запись исправляет работодатель, который её внёс, либо новый работодатель на основании официального документа с предыдущего места. Зачёркивания в трудовых книжках недопустимы: неправильная запись признаётся недействительной отдельной записью под следующим номером. Поэтому при увольнении проверяйте формулировки и реквизиты приказов на месте, пока компания доступна и документы под рукой.
Утерянную книжку восстанавливает последний работодатель по заявлению работника: он вносит записи о суммарном стаже до поступления в компанию на основании подтверждающих документов. Восстановить всё по каждой позиции получается не всегда, особенно по ликвидированным организациям, поэтому копии и сканы своих записей стоит хранить самостоятельно.
Трудовая книжка при приёме и увольнении
При приёме новый работодатель делает запись в течение пяти рабочих дней, при бумажном формате спрашивает книжку с вас, при электронном сам запросит сведения по базе. При увольнении запись вносится в последний день работы, в этот же день бумажный оригинал выдают на руки под подпись. Если книжку не отдали или потеряли, компания обязана возместить не полученный из-за этого заработок: перерыв в документах нарушает ваше право дальше спокойно трудоустраиваться.
Типичные ошибки
- Забирать бумажную книжку «на время» без письменного заявления: выдача на руки ограничена строгими случаями, а ответственность за утрату ляжет на вас.
- Не проверять записи при увольнении: потом исправления идут через бывшего работодателя, который может оказаться недоступен.
- Путать СТД-Р и СТД-СФР и требовать от работодателя справку, которую он выдавать не обязан.
- Выбрасывать бумажный оригинал после перехода на электронную книжку: записи до 2020 года ещё пригодятся при споре о стаже.
- Хранить единственный экземпляр документов без копий и сканов.
- Верить «исправленным» зачёркиваниям: закон требует отдельной записи о недействительности, а не правок поверх.
Частые вопросы о трудовой книжке
Собрали вопросы, которые чаще всего задают о бумажном и электронном формате, справках и восстановлении.
Можно ли сейчас перейти с бумажной трудовой книжки на электронную
Свободный выбор был только до 31 декабря 2020 года. После этой даты подать заявление об отказе от бумажной версии всё ещё можно, а вот вернуть бумажный формат, если вы уже перешли на электронную, закон не позволяет. У кого бумажная книжка сохранена, она продолжит вестись до самого увольнения или выхода на пенсию, на усмотрение работника.
Нужна ли вообще бумажная книжка, если есть электронная
Обязанности заводить бумажную нет: сведения о стаже полнее в электронной базе, ведь туда попадают и договоры ГПХ. Практичная стратегия: держать бумажный оригинал как исторический документ, а текущие сведения проверять выпиской с Госуслуг раз в год или два. Так вы вовремя заметите, что работодатель не передал данные о приёме или увольнении в Социальный фонд.
Как посмотреть электронную трудовую книжку
Быстрее всего через Госуслуги: запросите выписку СТД-СФР, она придёт в личный кабинет обычно в течение суток с электронной подписью фонда. Альтернативы: личный кабинет СФР, отделение МФЦ или клиентская служба фонда по паспорту. Работодатель выдаёт справку СТД-Р только тем, кто отказался от бумажной книжки, поэтому при сохранённой бумаге основной источник информации уже у вас на руках.
Что делать, если работодатель не отдаёт трудовую книжку при увольнении
Письменно потребуйте выдать документ в день увольнения, отправьте заявление заказным письмом с описью. С момента такого требования компания отвечает за каждый день задержки: по Трудовому кодексу она обязана возместить не полученный из-за задержки заработок. Если реакции нет, следующий шаг жалоба в трудовую инспекцию или суд, там же взыскивают компенсацию за утрату документа.
Кто восстанавливает потерянную трудовую книжку
Последний работодатель по вашему заявлению: он заводит дубликат и вносит записи о суммарном стаже до поступления в компанию на основании справок, приказов и архивных документов. Собирать подтверждения по каждому месту работы придётся вам, по ликвидированным организациям документы ищут в архивах. Поэтому дубликат обычно отражает стаж суммарно, без детализации по каждой должности.
Влияют ли записи в трудовой на пенсию
Пенсию считает страховой стаж, который теперь складывается из отчётности работодателей в Социальный фонд, а не только из бумажных записей. Книжка становится доказательством, когда данные в базе неполные, а именно так бывает со стажем до 2000-х и работой по договорам ГПХ. Если в базе пропущен период, подтвердить его помогут записи бумажной книжки, справки и архивы организаций.
В чём разница между бумажной и электронной трудовой книжкой?
С 1 января 2020 года действуют оба формата. Работники, выбравшие бумагу до конца 2020 года, продолжают ею пользоваться, а данные всё равно передаются в Социальный фонд. Те, кто впервые устроился на работу с 2021 года, ведут стаж только в электронном виде.
Что такое СТД-Р и чем она отличается от СТД-СФР?
СТД-Р выдаёт работодатель, но только тем, кто перешёл на электронную книжку. СТД-СФР формирует Социальный фонд по всей истории в электронной базе, заказать её можно через Госуслуги, личный кабинет СФР или МФЦ, документ приходит обычно в течение суток.
Что делать, если в трудовой книжке нашли ошибку?
Ошибочную запись исправляет работодатель, который её внёс, либо новый работодатель на основании официального документа с предыдущего места. Зачёркивания запрещены: неправильная запись признаётся недействительной отдельной записью под следующим номером.
Как восстановить утерянную трудовую книжку?
Последний работодатель восстанавливает книжку по заявлению работника и вносит записи о суммарном стаже до поступления в компанию на основании подтверждающих документов. Восстановить всё удаётся не всегда, особенно по ликвидированным организациям.
Когда работодатель обязан выдать трудовую книжку при увольнении?
Запись вносится в последний день работы, и в этот же день бумажный оригинал выдают на руки под подпись. Если книжку не отдали или потеряли, компания обязана возместить не полученный из-за этого заработок.
Нужно ли заводить бумажную трудовую книжку тем, кто впервые устроился на работу после 2021 года?
Нет. Таким работникам бумажную книжку не заводят, их стаж ведёт Социальный фонд России в электронном виде.
Что делать дальше
Проверьте выписку о стаже на Госуслугах и сверьте её с бумажной книжкой, если она у вас сохранилась: расхождения дешевле исправлять сейчас, чем перед пенсией. Со сканами документов на руках поиск следующего места превращается в рутину откликов, и её можно отдать Оффериусу, сервису автооткликов на hh.ru: он работает в безопасном режиме и меряет результат приглашениями, а не числом отправленных форм.